Ratgeber · Unternehmensprüfung
Due-Diligence-Checkliste: Was braucht ein Käufer von Ihnen?
Sie möchten Ihre Firma verkaufen und sollen Unterlagen für die Prüfung zusammenstellen. Was gehört dazu, und wann geben Sie welche Informationen weiter? Diese Checkliste ordnet den Bedarf für Schweizer KMU ein. Bei Hausverwaltungen kommen besonders die Mandatsverträge, die Betreuung im Team und die Abgrenzung von Kundengeldern hinzu.
Zweck der Prüfung
Eine Due Diligence macht Annahmen überprüfbar
Due Diligence bezeichnet die vertiefte Prüfung eines Unternehmens vor einer Übernahme. Sie betrifft unter anderem Ertrag, Verträge, Mitarbeitende sowie rechtliche und steuerliche Fragen. Käufer und Verkäufer benötigen eine nachvollziehbare Grundlage für Kaufpreis, Bedingungen und Übergabe.
Welche Unterlagen tatsächlich nötig sind, hängt vom Betrieb und der geplanten Transaktion ab. Die folgende Liste ist eine Vorbereitungshilfe. Sie ersetzt weder die konkrete Anforderungsliste des Käufers noch die Prüfung durch Ihre eigenen Fachberater.
Die grundlegenden Unterlagen für den Firmenverkauf
| Bereich | Unterlagen vorbereiten | Die Frage dahinter |
|---|---|---|
| Finanzen | Jahresabschlüsse, aktuelle Geschäftszahlen, Budget und Erläuterung ausserordentlicher Positionen. | Welcher Ertrag ist nachvollziehbar und welche Kosten werden künftig weiter anfallen? |
| Inhaber und Führung | Aufgaben, Arbeitspensum, Vergütung und bisherige Stellvertretung des Inhabers. | Welche Arbeit muss nach dem Rückzug übernommen und vergütet werden? |
| Kunden und Aufträge | Umsatzstruktur, wiederkehrende Erlöse, Auftragsbestand und Konzentration auf einzelne Kunden. | Wie verteilt sich das Geschäft und welche Abhängigkeiten bestehen? |
| Verträge | Wesentliche Kunden-, Miet-, Liefer-, Leasing- und Versicherungsverträge. | Welche Pflichten, Kündigungsrechte oder Klauseln zu einem Eigentümerwechsel sind zu prüfen? |
| Personal | Rollen, Pensen, Lohnkosten, wesentliche Vertragsbedingungen sowie Ferien- und Überzeitguthaben. | Wer trägt welche Verantwortung und welche Verpflichtungen bestehen? |
| Gesellschaft und offene Punkte | Handelsregisterangaben, Statuten, Beteiligungsverhältnisse, laufende Verfahren und bekannte Streitfälle. | Was wird verkauft und welche Rechte oder Risiken müssen berücksichtigt werden? |
| Steuern und Betrieb | Steuer- und MWST-Unterlagen, wesentliche Systeme, Lizenzen und anstehende Investitionen. | Welche Abklärungen und Ausgaben stehen noch an? |
Schwerpunkt Hausverwaltung
Diese zusätzlichen Unterlagen gehören bei einer Hausverwaltung auf die Liste
| Prüfbereich | Was Sie zunächst aufbereiten können | Was später vertieft geprüft wird |
|---|---|---|
| Mandatsbestand | Eine Übersicht mit neutralen Mandatscodes, Art der Verwaltung, Honorar und betreuten Einheiten. Mietliegenschaften und Stockwerkeigentum getrennt darstellen. | Leistungsumfang, Vertragsparteien, Kündigungsbedingungen und besondere Vereinbarungen der einzelnen Mandate. |
| Honorarqualität | Wiederkehrende Verwaltungshonorare von einmaligen Zusatzleistungen trennen. Wesentliche Veränderungen erläutern. | Abgleich der Übersicht mit Verträgen, Rechnungen und Buchhaltung; Aufwand und Ertrag je Mandatsgruppe. |
| Abhängigkeiten | Anteil der grössten Auftraggeber und Gruppen zusammengehörender Mandate; bereits bekannte Kündigungen. | Welche Beziehungen persönlich am Inhaber hängen und wie die künftige Betreuung organisiert werden kann. |
| Team und Kapazität | Rollen, Pensen, betreute Mandatsgruppen, Stellvertretung und offene Stellen ohne unnötige Personendetails zusammenstellen. | Wer die operative Leitung, Eigentümerversammlungen, Abrechnungen und laufende Bewirtschaftung übernimmt. |
| Fremdgelder und Vollmachten | Eine Übersicht der für Auftraggeber geführten Konten, der Abstimmungsprozesse und der Zeichnungsberechtigungen vorbereiten. | Zuordnung von Konten und Salden, Abgleich mit Abrechnungen sowie nötige Änderungen der Vollmachten. Kundengelder getrennt von der eigenen Liquidität darstellen. |
| Software und Daten | Genutzte Bewirtschaftungssoftware, Lizenzen, Schnittstellen, Ablagen und Berechtigungskonzept auflisten. | Vertragliche Nutzungsrechte, Datenübernahme, Zugriffsschutz und die Voraussetzungen einer allfälligen Systemumstellung. |
| Laufende Aufgaben | Offene Abrechnungen, anstehende Versammlungen, bekannte Reklamationen und andere wesentliche Pendenzen erfassen. | Verantwortliche, Fristen und Bearbeitungsstand für die geplante Übergabe. |
Praktische Prüffragen für die Vorbereitung. Der notwendige Umfang und die zulässige Offenlegung werden für die konkrete Transaktion festgelegt.
Informationen passend zum Stand der Gespräche freigeben
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Erste Einordnung mit wenigen Angaben
Für ein erstes Gespräch mit THETA sind keine Unterlagen nötig. Region, ungefähre Betriebsgrösse, Mandatsstruktur und Ihr Rückzugswunsch helfen bei der Einordnung. Senden Sie dafür keine Mieterdossiers, Kontozugänge oder vollständigen Personallisten.
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Vertraulichkeit und Umfang abstimmen
Bevor sensible Unterlagen weitergegeben werden, klären Sie Empfänger, Verwendungszweck, Vertraulichkeit und den nötigen Zugriff. Vereinbaren Sie, welche Angaben zunächst zusammengefasst oder geschwärzt werden können.
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Die vertiefte Prüfung organisieren
Stellen Sie die vereinbarten Unterlagen geordnet bereit, etwa in einem Datenraum mit beschränkten Zugriffsrechten. Führen Sie einen Stand der offenen Fragen und dokumentieren Sie wesentliche Ergänzungen oder Korrekturen.
Verträge und Übergabe
Was passiert mit den Verwaltungsmandaten?
Klären Sie zunächst, ob Gesellschaftsanteile, ein Betriebsteil oder einzelne Mandate Gegenstand der Gespräche sind. Daraus entstehen unterschiedliche Prüfaufgaben. Der Verkauf einer Hausverwaltung bedeutet nicht automatisch, dass jeder Vertrag unverändert fortgeführt werden kann.
Lassen Sie insbesondere Vertragsparteien, Kündigungs- und Übertragungsregeln sowie Klauseln zum Eigentümerwechsel prüfen. Bei Stockwerkeigentumsmandaten können zusätzlich die Beschlüsse und Zuständigkeiten der Gemeinschaft relevant sein. Ob und wann eine Zustimmung oder Information nötig ist, gehört in die konkrete rechtliche Prüfung.
Für den Übergabeplan brauchen Sie ausserdem Ansprechpartner und Zuständigkeiten: Wer führt die nächste Versammlung, wer schliesst die Jahresabrechnung ab und wer beantwortet Rückfragen? Diese Fragen gehören neben die wirtschaftliche Prüfung, damit nach einer Einigung die nächsten Schritte feststehen.
Offene Punkte
Bekannte Risiken verständlich aufbereiten
Eine angekündigte Mandatskündigung, eine offene Reklamation oder der geplante Austritt einer Schlüsselperson sind für die Prüfung relevant. Erfassen Sie den Sachverhalt, den aktuellen Stand und die Unterlagen dazu. Trennen Sie belegte Tatsachen von Ihrer Einschätzung und von noch ungeklärten Fragen.
Vollständige Unterlagen erleichtern die Prüfung. Für einen konkreten Zeitplan müssen auch Rückfragen, die Transaktionsstruktur, die Finanzierung und die Verfügbarkeit der Beteiligten berücksichtigt werden. Stimmen Sie die nächsten Schritte und Zuständigkeiten mit dem Käufer ab.
Wenn sich eine Preisvorstellung ändert, sollten die zugrunde liegenden Annahmen und neuen Erkenntnisse nachvollziehbar gegenübergestellt werden. Was bereits verbindlich vereinbart ist, richtet sich nach den konkreten Dokumenten.
Häufige Fragen zur Due Diligence
Wie lange dauert die Prüfung beim Verkauf einer Hausverwaltung?
Eine feste Dauer lässt sich ohne Kenntnis des Betriebs und der Transaktion nicht seriös nennen. Umfang, Datenlage, offene Vertragsfragen und Verfügbarkeit der Beteiligten bestimmen den Zeitplan. Die benötigten Unterlagen und nächsten Schritte sollten zu Beginn der vertieften Prüfung vereinbart werden.
Muss ich für das Erstgespräch bereits eine Mandatsliste erstellen?
Für das erste Gespräch mit THETA nicht. Eine grobe Beschreibung der Verwaltung genügt. Eine strukturierte Mandatsübersicht wird relevant, wenn beide Seiten die Prüfung vertiefen möchten.
Darf ich einfach sämtliche Mieter- und Mitarbeiterdaten schicken?
Eine pauschale Datenweitergabe ist keine geeignete Vorbereitung. Klären Sie zuerst, welche Angaben erforderlich sind, wer darauf zugreifen soll und unter welchen Voraussetzungen die Weitergabe zulässig ist. Beginnen Sie soweit möglich mit zusammengefassten oder geschwärzten Informationen.
Ist diese Liste eine abschliessende Anforderung von THETA?
Nein. Sie hilft bei der Vorbereitung. Welche Unterlagen im konkreten Fall nötig sind, wird im weiteren Austausch festgelegt und hängt vom Betrieb und der vorgesehenen Beteiligung oder Übernahme ab.
Was ist der nächste Schritt, wenn ich meine Verwaltung verkaufen möchte?
Auf der Seite zum Verkauf einer Hausverwaltung finden Sie das Suchprofil und den Ablauf bei THETA. Im kostenlosen Erstgespräch können Sie Ihre Ausgangslage und Ihren Zeithorizont besprechen.
Weiterlesen und Quellen
Der erste Schritt
Besprechen Sie zuerst Ihre Ausgangslage.
Sie brauchen für das Erstgespräch mit THETA keinen fertigen Datenraum. Beschreiben Sie Ihre Verwaltung und Ihre Vorstellungen für die Nachfolge. Den weiteren Prüfbedarf stimmen wir bei beiderseitigem Interesse mit Ihnen ab.
Kostenloses Erstgespräch anfragen- Direkter Käufer
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